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Manual do Usuário WEB MEI

Versão de 16/01/2019

 

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Referências:

• Leiautes do eSocial versão 2.5
• Manual de Orientação do eSocial versão 2.5
• Esquemas XSD versão 2.5
• Pacote de Comunicação eSocial versão 1.5
• Manual de Orientação do Desenvolvedor do eSocial versão 1.7
• Mensagens do Sistema versão 1.4

 

SUMÁRIO


INTRODUÇÃO

CONSULTA QUALIFICAÇÃO CADASTRAL DO EMPREGADO (CPF x NIS)

FLUXOGRAMA GERAL

COMO NAVEGAR NO ESOCIAL

1 – ACESSO

1.1 – ACESSO COM CÓDIGO DE ACESSO

1.1.1 Recuperação do Código de Acesso/Senha

1.2 CERTIFICADO DIGITAL

1.3 – ACESSO COM PROCURAÇÃO

2 – EMPREGADOR

2.1 – DADOS DO EMPREGADOR

2.2 – TABELAS DO EMPREGADOR

3 – EMPREGADOS (EVENTOS NÃO-PERIÓDICOS)

4 – FOLHA DE PAGAMENTOS (EVENTOS PERIÓDICOS)

HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES DESTE MANUAL

 

INTRODUÇÃO

 

O Decreto nº 8.373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial. Trata-se de instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição. A prestação das informações ao eSocial substituirá, na forma disciplinada pelos órgãos ou entidades partícipes, a obrigação de entrega das mesmas informações em outros formulários e declarações a que estão sujeitos.

A obrigatoriedade de envio de eventos ao eSocial foi definida pelo Comitê Diretivo através da resolução nº 02/2016 (com atualizações até 02/10/2018):

 

O Microempreendedor Individual (MEI)[1] – como uma modalidade de microempresa[2] – é o pequeno empresário individual que tenha faturamento limitado a R$ 81 mil por ano, que não participe como sócio, administrador ou titular de outra empresa e que exerça uma das atividades econômicas previstas no Anexo XI da Resolução do CGSN nº 140 de 2018[3]. Além disso, o MEI poderá contratar apenas um empregado que receba exclusivamente um salário mínimo ou o piso salarial da categoria profissional. Como o eSocial é um sistema para prestar informações decorrentes de relação de trabalho, apenas o MEI[4] que contratar empregados estará obrigado a utilizar o sistema.

O módulo eSocial WEB MEI é uma ferramenta destinada à inserção de dados no eSocial e foi pensado para permitir aos Microempreendedores Individuais o cumprimento das obrigações legais, pois permite a consulta e edição (inclusão, alteração, retificação e exclusão) de eventos transmitidos para o ambiente nacional do eSocial de forma integrada, customizada e sem a necessidade de desenvolver sistemas próprios. Todas as funcionalidades serão integradas e o empregador encontrará várias facilidades para informar seus dados. Não será necessário criar tabelas de rubricas ou de cargos, pois o próprio eSocial criará essas tabelas internamente no momento de cadastrar um novo trabalhador.

Apenas os MEI que possuem empregado ou que contrataram trabalhador sem vínculo deverão prestar estas informações ao eSocial. Se o microempreendedor não se enquadra nessas condições, não precisará informar dados neste sistema.

As funcionalidades desse sistema serão disponibilizadas respeitando o cronograma da imagem acima. Portanto, nesta primeira versão, o MEI conseguirá apenas se cadastrar como empregador no eSocial (envio do evento S-1000 – Informações do Empregador).

Os MEIs deverão prestar as informações dos eventos que ocorrerem ao longo do ano de 2019, segundo o calendário estabelecido pelo Comitê Gestor do eSocial. As informações serão prestadas obedecendo as seguintes fases:

  • A partir de 10 de janeiro de 2019 - deverão ser informados os dados do próprio MEI;
  • A partir de 10 de abril de 2019 - serão informados os dados do empregado do MEI, além dos eventos trabalhistas que ocorrerem a partir daí, tais como férias, afastamentos por doença, licença-maternidade ou mesmo sua demissão;
  • A partir de 10 de julho de 2019 - serão informadas as folhas de pagamento. Somente a partir desta fase o MEI deverá informar a remuneração do seu empregado e o sistema o auxiliará a efetuar os cálculos da contribuição previdenciária, FGTS, e demais encargos a serem recolhidos;
  • A partir de outubro/2019 - substituição da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social).

O módulo WEB MEI faz parte do sistema eSocial. Portanto, esse módulo segue todas as premissas do Manual de Orientação e dos Leiautes do eSocial, disponíveis em “Documentação Técnica” (localizado no lado esquerdo da tela inicial do eSocial, dentro do título “Institucional”).

Este Manual não trata de interpretação de leis, quando deve ser aplicado determinado direito ou dever na relação de trabalho, dentre outros. Mostra apenas como utilizar as funcionalidades para transmissão dos eventos previstos na documentação do eSocial.




[1] § 1º, art. 18-A, Lei Complementar 123/2006.

[2] § 3º, art. 18-C, Lei Complementar 123/2006.

[3]  Disponível em <http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?visao=anotado&idAto=92278>.

[4] O MEI sem empregados está dispensado de apresentar a RAIS e a GFIP, conforme § 13 do art. 18-A da Lei Complementar nº 123/2006.

 

 As informações prestadas no eSocial têm caráter declaratório, ou seja, são suficientes para que seja feita a cobrança dos tributos e encargos trabalhistas cabíveis e que não tenham sido recolhidos no prazo.

 

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CONSULTA QUALIFICAÇÃO CADASTRAL DO EMPREGADO (CPF x NIS)

 

A inclusão do trabalhador no sistema eSocial só ocorrerá se houver compatibilidade entre a base do Cadastro de Pessoa Física - CPF com a base do Número de Identificação Social - NIS. O NIS pode ser o Número de Inscrição na Previdência Social - NIT, no Programa de Integração Social - PIS, no Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público - PASEP, ou no Sistema Único de Saúde - SUS.

Todavia, na fase inicial do eSocial, o sistema não usará a validação do NIS para impedir o recebimento dos eventos transmitidos. Ou seja, serão feitas as validações do CPF e do NIS, mas uma divergência no cadastro do trabalhador no CNIS não impedirá o recebimento do evento no sistema. Será gerado, neste caso, uma mensagem indicando pendência na validação do NIS.

É importante lembrar que a validação na base do CPF será impeditiva e, portanto, os dados do trabalhador deverão estar corretos para que o evento seja recebido pelo eSocial. O CPF do trabalhador com status de "Suspenso" na base da Receita Federal, desde que comprovada a sua titularidade, não impede a admissão no eSocial.

Antes de realizar o cadastramento dos trabalhadores, o empregador poderá verificar se o CPF e o NIS estão aptos para serem utilizados no sistema. Está disponível na página inicial do eSocial (http://www.esocial.gov.br) o link “Consulta Qualificação Cadastral”, localizado no lado esquerdo da tela, dentro do título “Institucional”.

Nesta tela, deverão ser informados nome, data de nascimento, número de CPF e NIS do trabalhador.

Após a verificação cadastral, o aplicativo retornará o resultado para o usuário sobre a validação de cada campo informado com os dados constantes das bases CPF e CNIS, informando quais os campos estão com divergências. Nestes casos, o aplicativo apresentará as orientações para que se proceda à correção:

- Divergências relativas ao CPF (situação "suspenso", "nulo" ou "cancelado", nome ou data de nascimento divergente) - o aplicativo apresentará a mensagem orientativa de onde deverá requisitar a alteração dos dados;

- Divergências relativas ao NIS (CPF ou data de nascimento divergente) - o usuário deverá estar atento, pois a orientação será dada de acordo com o ente responsável pelo cadastro do NIS (INSS, CAIXA ou BANCO DO BRASIL).


 As alterações cadastrais nas bases do CPF e NIS serão reconhecidas pelo eSocial em até sete (07) dias após o ajuste.

 

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FLUXOGRAMA GERAL

 

No Fluxograma Geral são exibidos todos os passos que o empregador deve realizar para conseguir gerenciar as informações de seus trabalhadores, para conseguir encerrar sua folha de pagamento e gerar as guias de recolhimentos dos tributos e FGTS. O empregador precisará realizar seu cadastro e de seus empregados apenas uma vez, mas a folha de pagamento deverá ser feita mensalmente. Sempre que necessário, informações adicionais e alterações deverão ser inseridas no sistema, como inclusão de rubricas e estabelecimentos, afastamentos, férias e alterações de salários de empregados. O fluxograma indica a ordem de cadastramento no sistema.

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COMO NAVEGAR NO ESOCIAL

 

Abaixo são mostradas algumas funcionalidades do sistema que orientam a navegação:

Várias mensagens e símbolos aparecerão durante a navegação do sistema. Abaixo são listados alguns deles:

  •  As informações precedidas deste símbolo indicam como preencher os campos ou a origem das informações, quando o preenchimento for automático:

  • A mensagem com este símbolo indica que a operação foi realizada com sucesso. Aparece na parte superior da tela:
  • Indicativo de erro no preenchimento dos campos. O usuário deverá corrigir as informações prestadas de acordo com as orientações da mensagem apresentada:
  • Campos de preenchimento obrigatório. Os campos acompanhados do asterisco na cor vermelha indicam que são de preenchimento obrigatório:
  • Caso não seja preenchido, o sistema sinalizará o campo e incluirá um texto indicativo:

  •  Opção com texto oculto. A seta laranja antes do texto indica que aquela opção pode ser estendida. Clicar sobre a seta para exibir as informações ocultas.

 

  •  VOCÊ ESTÁ AQUI: caminho do sistema para a tela atual, com links para voltar às telas anteriores. Localizado no canto superior direito da tela:

No exemplo acima, ao clicar em “Gestão de Empregados”, o usuário será direcionado para a tela inicial de Gestão de Empregados, onde poderá utilizar o filtro e selecionar outro vínculo para consulta.

 

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1 – ACESSO

 

O acesso ao sistema deve ser feito através do endereço https://login.esocial.gov.br. O usuário do módulo WEB MEI poderá utilizar Código de Acesso ou Certificado Digital.

O envio de dados do MEI por procuradores (serviços de contabilidade, por exemplo) deverá ser feito por sistemas próprios (via webservice), ou pelo ambiente WEB GERAL (contingência), acessado pelo portal do eSocial. Não será possível o acesso ao ambiente WEB MEI utilizando procuração.

O sistema irá se desconectar caso o usuário fique mais de 10 minutos sem salvar/confirmar algum registro ou mudar de página. Os dados digitados não salvos serão perdidos e será necessário realizar novo acesso.

 

  

 O MEI que também for Empregador Doméstico terá códigos de acesso diferentes. Para acessar o módulo da empresa, deverá digitar o CNPJ na tela de acesso e seu respectivo código de acesso e senha.

 

Após informar os dados de acesso, o empregador será direcionado automaticamente para a tela inicial do módulo WEB MEI:

 

Ao clicar na opção de Trocar Perfil/Módulo, o usuário terá as seguintes opções:

 

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1.1 – ACESSO COM CÓDIGO DE ACESSO

 

O Código de Acesso poderá ser utilizado pelos Microempreendedores Individuais. O empregador com esse perfil também poderá utilizar o Certificado Digital, caso queira. O acesso através de procuração para esse perfil de empregador não será possível através deste módulo.

A geração do Código de Acesso deverá ser realizada pelo CPF do Responsável pela Empresa, cadastrado na base de dados da Receita Federal do Brasil. Todos os dados para a geração do Código referem-se à Pessoa Física que estará realizando esse procedimento.

No canto inferior direito da tela de login do eSocial, o empregador deverá clicar em “Primeiro Acesso” para gerar o código da empresa. 

 

 Atenção: neste momento devem ser informados os dados do empregador. Cuidado para não colocar os dados do trabalhador, o que ocorrerá apenas em momento futuro.

 

Serão solicitadas as seguintes informações do CPF responsável pela empresa:

  • CPF
  • Data de nascimento
  • Número dos recibos de entrega da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF), dos últimos dois exercícios, da qual o empregador seja titular. Para o empregador que tenha enviado apenas uma DIRPF, será solicitado apenas o recibo da última declaração. O número do recibo encontra-se na página 02 do recibo da declaração (utilizar as 10 primeiras posições):

código acesso - recibo DIRPF web.png

O eSocial busca exatamente os números de declaração do imposto de renda que existem na base. Havendo 2 declarações, retorna os 2 últimos recibos.
Havendo uma, retorna apenas esse. Não existindo recibos nos últimos 5 anos, solicita o título de eleitor.

Observações:

  • Caso o usuário tenha apresentado declaração retificadora do imposto de renda, deverá utilizar o número do recibo desta entrega para gerar o Código.
  • O número do recibo de entrega deve ser informado com 10 dígitos (sem DV).
  • Caso o empregador não saiba o número do recibo de entrega, poderá recuperá-lo no Portal do e-CAC ou em uma Unidade de Atendimento da RFB, mediante solicitação.

Caso o usuário não possua os recibos de entrega do imposto de renda e também não possua título de eleitor, deverá utilizar necessariamente o Certificado Digital.

Tela seguinte:

O código de acesso gerado terá validade de 03 anos. Após esse prazo, o usuário será convidado automaticamente a gerar novo código ao digitar a senha expirada, clicando no link "novo código de acesso":

 O Código de Acesso do eSocial não é o mesmo código utilizado pelo Portal e-CAC da Receita Federal do Brasil – RFB e também não é o mesmo utilizado por outros Portais do Governo Federal.

 

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1.1.1 Recuperação do Código de Acesso/Senha

 

 Recuperação de Código de Acesso

O usuário que perder ou esquecer seu Código de Acesso poderá recuperá-lo clicando no link "Esqueceu o código de acesso/senha", localizado na tela de login do eSocial, logo abaixo dos campos de CNPJ e Senha.

 

Após clicar no link acima, inserir o CNPJ, Senha e os caracteres da figura. Clicar em Avançar:

 

O sistema exibirá o código de acesso atual do empregador.

 Recuperação de Senha

Caso o empregador tenha esquecido a Senha, será necessário clicar no link "Esqueceu o código de acesso ou a senha" e depois em "Esqueceu a senha?" (localizado ao lado do campo "Senha"): 

 

Será exibida uma tela onde o usuário deverá informar seu CPF, data de nascimento e clicar em "Avançar". 

O empregador será direcionado para uma tela em que informará os números da declaração do Imposto de Renda ou do Título de Eleitor - da mesma forma que no cadastramento inicial - e deverá informar a nova senha. Após clicar em "Gerar Código”, a senha será gravada e também será gerado novo Código de Acesso:

 

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1.2 CERTIFICADO DIGITAL

 

O Certificado Digital é uma assinatura com validade jurídica que garante proteção às transações eletrônicas e outros serviços via internet, permitindo que pessoas e empresas se identifiquem e assinem digitalmente de qualquer lugar do mundo com mais segurança e agilidade.

O Certificado Digital deverá ser emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Autoridade Certificadora Raiz da ICP-Brasil – AC Raiz e habilitada pela Autoridade Certificadora da RFB (AC-RFB), que certifica a autenticidade dos emissores e destinatários dos documentos e dados que trafegam numa rede de comunicação, bem assim assegura a privacidade e a inviolabilidade destes.

O empregador poderá utilizar o e-CPF do responsável legal ou e-CNPJ da própria empresa para acessar o eSocial. Se for um e-CPF (e-PF), será direcionado para a página inicial de Empregador Doméstico e terá que utilizar a opção Trocar Perfil/Módulo para acessar o módulo de empresas. Se o certificado digital for um e-CNPJ (e-PJ), será direcionado para a tela inicial do WEB MEI:

 

Ao clicar na opção de Trocar Perfil/Módulo, o usuário terá as seguintes opções:

  

 Solicitação de Certificado

O interessado na obtenção de um certificado digital e-CPF ou e-CNPJ deverá escolher uma das Autoridades Certificadoras Habilitadas para o preenchimento e envio da solicitação. Para maiores informações, o usuário poderá acessar o endereço eletrônico http://idg.receita.fazenda.gov.br/orientacao/tributaria/senhas-e-procuracoes/senhas/certificados-digitais/orientacoes-sobre-emissao-renovacao-e-revogacao-de-certificados-digitais-e-cpf-ou-e-cnpj.

 

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1.3 – ACESSO COM PROCURAÇÃO

 

O envio de dados do MEI por procuradores (serviços de contabilidade, por exemplo) poderá ser feito por sistemas próprios (via webservice) ou pelo Portal do eSocial, sempre utilizando Certificado Digital. Após entrar com seu e-CNPJ ou e-CPF, o usuário deverá clicar em Trocar Perfil/Módulo, conforme item 1.2 CERTIFICADO DIGITAL

 

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2 – EMPREGADOR

 

2.1 – DADOS DO EMPREGADOR

Empregador  Dados do Empregador

 

 

Evento onde são fornecidas pelo empregador/contribuinte/órgão público as informações cadastrais, alíquotas e demais dados necessários ao preenchimento e validação dos demais eventos do eSocial, inclusive para apuração das contribuições previdenciárias devidas ao RGPS e para a contribuição do FGTS. Esse é o primeiro evento que deve ser transmitido pelo empregador/contribuinte/órgão público. Não pode ser enviado qualquer outro evento antes deste.

 

Prazo de envio: a informação prestada neste evento deve ser enviada no início da utilização do eSocial e pode ser alterada no decorrer do tempo, hipótese em que deve ser enviado este mesmo evento com a informação nova, quando da sua ocorrência.

 

 INCLUSÃO

A opção de inclusão será exibida apenas no primeiro acesso do empregador ao eSocial. Caso já tenha enviado o evento S-1000 (Informações do Empregador) via Web Service ou pelo próprio WEB MEI, serão exibidos os dados transmitidos, com opção de consultar o histórico e realizar alterações.

O eSocial buscará automaticamente os dados do empregador, conforme cadastro na base da Receita Federal. Deverá informar apenas a "opção pelo Registro de Ponto”, seu CPF, telefone e e-mail de contato:

 S-1000 - Empregador - inclusão 2.png

Clicar em “Salvar” para transmitir e concluir o cadastramento do empregador.

 

 CONSULTA

O menu “Dados do Empregador” refere-se ao evento S-1000 - Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público do leiaute do eSocial. As informações relativas à identificação do empregador deverão ser enviadas previamente à transmissão de outras informações.

 

 ALTERAÇÃO

Utilizar o botão “Alterar”, localizado no lado inferior direito da tela. Deve ser utilizado para retificar dados enviados anteriormente de identificação do empregador:

 S-1000 - Empregador - Alterar.png

 

 EXCLUSÃO

Será possível excluir o evento S-1000 apenas se não existir nenhum outro evento transmitido para o empregador ou que todos tenham sido excluídos previamente do ambiente nacional do eSocial. A opção de exclusão do evento S-1000 não está disponível no módulo simplificado do MEI. 

No caso de encerramento de empresa, não haverá exclusão desse evento, mas será colocada a data fim de validade para essa tabela S-1000.

Esses procedimentos são possíveis apenas no módulo WEB GERAL (Geral Pessoa Jurídica), disponível para o usuário na opção "Trocar Perfil/Módulo" (localizado no canto superior direito da tela).

É necessário encerrar previamente todas as suas tabelas (S-1005 a S-1080) e, na sequência, enviar o evento “S-1000 - Informações do empregador/contribuinte/órgão público”, com o grupo de informações relativas à alteração, com a data fim de validade, do subgrupo nova validade, preenchida.

 

 O empregador deverá consultar o Manual de Orientação do eSocial (MOS) e os Leiautes do eSocial para verificar as condições de preenchimento (quem está obrigado, prazo de envio, pré-requisitos e informações adicionais). 

 

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2.2 – TABELAS DO EMPREGADOR

Menu: Empregador  Tabelas

 

O Microempreendedor Individual precisará cadastrar apenas o evento S-1000 neste primeiro momento, pois utilizará a tabela de rubricas padrão do eSocial. As tabelas de cargos e horários serão criadas automaticamente pelo sistema quando do envio de admissões.

Caso precise cadastrar algum evento não disponível no módulo WEB MEI, deverá utilizar o ambiente WEB GERAL, conforme Manual disponível em https://portal.esocial.gov.br/institucional/manual-web-geral.

 

 O empregador deverá consultar o Manual de Orientação do eSocial (MOS) e os Leiautes do eSocial para verificar as condições de preenchimento (quem está obrigado, prazo de envio, pré-requisitos e informações adicionais). 

 

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3 – EMPREGADOS E TRABALHADORES SEM VÍNCULO DE EMPREGO

 

 ATENÇÃO: de acordo com a implementação progressiva do eSocial, os eventos não periódicos estarão disponíveis até março/2019 apenas para empresas das 1ª e 2ª etapas, conforme Resolução 02/2016 do Comitê Diretivo do eSocial (com atualizações até 02/10/2018). As empresas da 3ª etapa, inclusive o MEI, poderão transmitir eventos não periódicos a partir de 10/04/2019.

 

 

4 – FOLHA DE PAGAMENTOS (EVENTOS PERIÓDICOS)

   

 ATENÇÃO: de acordo com a implementação progressiva do eSocial, os eventos periódicos estarão disponíveis até julho/2019 apenas para empresas das 1ª e 2ª etapas, conforme Resolução 02/2016 do Comitê Diretivo do eSocial (com atualizações até 02/10/2018). As empresas da 3ª etapa, inclusive o MEI, poderão transmitir eventos periódicos a partir de 10/07/2019.

 

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HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES DESTE MANUAL

  

  • VERSÃO publicada em 16/01/2019:
    • Dispensa da assinatura do evento (AssinaDOC) quando acessar sistemas simplificados com certificado digital.
    • Possibilidade de acessar o ambiente simplificado WEB MEI com procuração.


  • VERSÃO publicada em 21/08/2018: